Accueil - Système de pré-enregistrement visiteurs
Bonjour à toutes et à tous,
J’espère que vous allez bien.
Dans le but d’optimiser la gestion de l’accueil des visiteurs, un système de pré-enregistrement est désormais mis en place.
Vous trouverez ci-joint une présentation détaillée du dispositif ainsi qu’un fichier Excel à compléter pour anticiper l’arrivée de vos visiteurs.
Les champs signalés par un astérisque (*) sont obligatoires. Une fois le fichier rempli, merci de le transmettre à l’adresse suivante : accueil.touraurore@edenaccueil.fr, au plus tard la veille de la visite, avant 17h00.
Les informations seront intégrées dans le logiciel de l’accueil, permettant l’envoi automatique de QR codes à usage unique aux visiteurs.
À leur arrivée, ces derniers présenteront leur QR code à l’accueil, où il sera scanné, simplifiant ainsi leur enregistrement et évitant toute saisie manuelle.
Ce nouveau système sera opérationnel à partir du lundi 6 octobre.
N’hésitez pas à nous faire part de vos questions ou suggestions, que nous transmettrons à notre prestataire d’accueil.
Merci par avance de relayer cette information auprès de vos collaborateurs concernés.
fichier sur server
R:\01_INNOCEAN\IFR\Services_Generaux\Accueil - système de pré-enregistrement visiteurs
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Afin de clarifier notre procédure d’accueil des visiteurs, voici les consignes à suivre pour les prochains passages :
Ces visiteurs disposent déjà de badges clients dédiés déposés à la réception.
Ils présenteront leur QR code à l’accueil lors de leur arrivée.
Si toutefois un visiteur ne dispose pas de son QR code, merci de procéder comme auparavant : recueillir ses informations sur place et lui remettre le badge correspondant.
Merci de ne pas délivrer de badge et de contacter d’abord moi-même (Jiyoung PARK – 06 65 13 15 03) pour obtenir notre validation avant de faire monter le visiteur.
Si je ne suis pas joiniqble, vous pouvez joindre ma collègue Sun DESCOUS – 07 63 17 27 62.
Une fois la validation obtenue par téléphone, vous pouvez autoriser l’accès du visiteur à nos locaux, sans lui remettre de badge, car les badges clients sont réservés uniquement aux clients Hyundai, Kia et Havas.
Pour faciliter votre organisation, nous continuerons à vous transmettre la liste des visiteurs au plus tard la veille à 17h00.
Si un visiteur se présente sans QR code, merci de prendre ses informations à l’accueil puis de nous contacter (Jiyoung ou Sun) pour validation avant de le faire monter comme d'habitude.
Comme évoqué précédemment, nous souhaiterions recevoir un rapport mensuel sur l’état et l’utilisation des badges clients (Hyundai / Kia / Havas).
Nous avons bien reçu un premier envoi, mais il n’a pas été poursuivi par la suite.
Il serait très apprécié que ce suivi soit transmis régulièrement chaque mois, afin de garantir une bonne gestion des badges et un suivi à jour.