Accueil - Système de pré-enregistrement visiteurs

Bonjour à toutes et à tous, 
 J’espère que vous allez bien. 
 Dans le but d’optimiser la gestion de l’accueil des visiteurs, un système de pré-enregistrement est désormais mis en place. 
 Vous trouverez ci-joint une présentation détaillée du dispositif ainsi qu’un fichier Excel à compléter pour anticiper l’arrivée de vos visiteurs. 
 Les champs signalés par un astérisque (*) sont obligatoires. Une fois le fichier rempli, merci de le transmettre à l’adresse suivante :  accueil.touraurore@edenaccueil.fr , au plus tard la veille de la visite, avant 17h00. 
 Les informations seront intégrées dans le logiciel de l’accueil, permettant l’envoi automatique de QR codes à usage unique aux visiteurs. 
 À leur arrivée, ces derniers présenteront leur QR code à l’accueil, où il sera scanné, simplifiant ainsi leur enregistrement et évitant toute saisie manuelle. 
 Ce nouveau système sera opérationnel à partir du lundi 6 octobre. 
 N’hésitez pas à nous faire part de vos questions ou suggestions, que nous transmettrons à notre prestataire d’accueil. 
 Merci par avance de relayer cette information auprès de vos collaborateurs concernés. fichier sur server R:\01_INNOCEAN\IFR\Services_Generaux\Accueil - système de pré-enregistrement visiteurs 
 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Afin de clarifier notre procédure d’accueil des visiteurs, voici les consignes à suivre pour les prochains passages : 
 🔹  Clients principaux (Hyundai, Kia, Havas) Ces visiteurs disposent déjà de  badges clients dédiés déposés à la réception . Ils présenteront leur  QR code  à l’accueil lors de leur arrivée. Si toutefois un visiteur ne dispose pas de son QR code, merci de  procéder comme auparavant  : recueillir ses informations sur place et lui remettre le badge correspondant. 
 🔹  Autres visiteurs Merci de  ne pas délivrer de badge  et de  contacter d’abord  moi-même ( Jiyoung PARK – 06 65 13 15 03 ) pour obtenir notre validation avant de faire monter le visiteur. Si je ne suis pas joiniqble, vous pouvez joindre  ma collègue Sun DESCOUS – 07 63 17 27 62 . Une fois la validation obtenue par téléphone, vous pouvez autoriser l’accès du visiteur à nos locaux,  sans lui remettre de badge , car les badges clients sont réservés uniquement aux clients Hyundai, Kia et Havas. 
 🔹  Envoi des listes de visiteurs Pour faciliter votre organisation, nous continuerons à vous transmettre la  liste des visiteurs au plus tard la veille à 17h00 . 
 À partir de cette liste,  l'acceuil génère les QR codes et les envoie directement par e-mail aux visiteurs  avant leur arrivée. Nous les informerons de  présenter leur QR code à l’accueil  le jour de la visite. 
 🔹  Visites non planifiées (sans rendez-vous préalable) Si un visiteur se présente sans QR code, merci de  prendre ses informations à l’accueil  puis de  nous contacter (Jiyoung ou Sun)  pour validation avant de le faire monter comme d'habitude. 
 🔹  Suivi des badges clients Comme évoqué précédemment, nous souhaiterions recevoir  un rapport mensuel  sur l’état et l’utilisation des  badges clients  (Hyundai / Kia / Havas). Nous avons bien reçu un premier envoi, mais il n’a pas été poursuivi par la suite. Il serait très apprécié que ce suivi soit transmis  régulièrement chaque mois , afin de garantir une bonne gestion des badges et un suivi à jour. 
 Merci encore pour votre collaboration et votre professionnalisme.