Notes de frais

Choisir sa plateforme de saisie

• Les notes de frais peuvent être saisies depuis un mobile ou un ordinateur.
• La procédure est identique sur les deux plateformes.
• Une WebApp peut être installée sur smartphone (Android ou iOS) pour faciliter l’accès.

Décrire le processus des notes de frais dans Inedee

1. Dépense vs Note de frais :
   • Une note de frais regroupe des dépenses pour un mois donné (ex. : janvier 2022).
   • Une dépense correspond à un justificatif unique (ex. : remboursement d’un repas).
2. Gérer les dépenses :
   • Créer, modifier ou supprimer une dépense via la barre latérale : Applications > Notes de frais > Saisie des dépenses.
3. Rattacher une note de frais à un dossier :
   • Les notes de frais doivent être associées à un dossier (par ex. : "190960").
   • Trois onglets disponibles : Récents, Internes, ou Recherche.
4. Types de dépenses possibles :
   • Importation d’images/PDF (tickets, factures – JPEG ou PDF).
   • Indemnités kilométriques (trajet avec calcul automatique du kilométrage).
   • Avances sur frais (en cas de frais importants ou déplacements prolongés).

Enregistrer une note de frais depuis un smartphone

1. Aller dans : Applications > Notes de frais > Saisie des dépenses.
2. Créer une nouvelle dépense :
   • Importer une image ou un PDF depuis la photothèque, ou prendre une photo.
   • Renseigner les informations automatiquement extraites (dates, montants…).
   • Vérifier et compléter les champs nécessaires.
3. Ajouter une indemnité kilométrique :
   • Sélectionner Indemnités kilométriques, indiquer l’adresse de départ et d’arrivée.
   • Vérifier le kilométrage calculé automatiquement.
4. Programmer une avance :
   • Aller dans Avances, remplir les champs, et enregistrer.
5. Soumettre une note de frais :
   • Cliquer sur Soumettre pour envoyer au superviseur.
   • Les dépenses sont soumises mois par mois.

Enregistrer une note de frais depuis un ordinateur

Le processus est identique à celui sur smartphone, avec la possibilité d’importer des fichiers directement depuis l’ordinateur.

Superviser les notes de frais des collaborateurs

1. Saisir des notes de frais pour un collaborateur :
   • Aller dans : Applications > Notes de frais > Saisie pour un membre de votre équipe.
   • Sélectionner un collaborateur, ajouter des dépenses, et valider ou soumettre.
   • Le collaborateur est notifié par email.
2. Valider une note de frais :
   • Dans Applications > Notes de frais > Liste et validation, cliquer sur Valider pour approuver la totalité.
3. Refuser une note de frais :
   • Refuser une dépense spécifique ou la note entière.
   • Une notification est envoyée au collaborateur avec le motif du refus.

3 - Notes de frais.pdf