# Notes de frais

#### **Choisir sa plateforme de saisie**

- Les notes de frais peuvent être saisies depuis un mobile ou un ordinateur.
- La procédure est identique sur les deux plateformes.
- Une WebApp peut être installée sur smartphone (Android ou iOS) pour faciliter l’accès.

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#### **Décrire le processus des notes de frais dans Inedee**

1. **Dépense vs Note de frais** : 
    - Une **note de frais** regroupe des dépenses pour un mois donné (ex. : janvier 2022).
    - Une **dépense** correspond à un justificatif unique (ex. : remboursement d’un repas).
2. **Gérer les dépenses** : 
    - Créer, modifier ou supprimer une dépense via la barre latérale : **Applications > Notes de frais > Saisie des dépenses**.
3. **Rattacher une note de frais à un dossier** : 
    - Les notes de frais doivent être associées à un dossier (par ex. : "190960").
    - Trois onglets disponibles : **Récents**, **Internes**, ou **Recherche**.
4. **Types de dépenses possibles** : 
    - **Importation d’images/PDF** (tickets, factures – JPEG ou PDF).
    - **Indemnités kilométriques** (trajet avec calcul automatique du kilométrage).
    - **Avances sur frais** (en cas de frais importants ou déplacements prolongés).

[![image.png](https://wiki.apps.innocean.app/uploads/images/gallery/2025-01/scaled-1680-/nRCimage.png)](https://wiki.apps.innocean.app/uploads/images/gallery/2025-01/nRCimage.png)

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#### **Enregistrer une note de frais depuis un smartphone**

1. Aller dans : **Applications > Notes de frais > Saisie des dépenses**.
2. Créer une nouvelle dépense : 
    - Importer une image ou un PDF depuis la photothèque, ou prendre une photo.
    - Renseigner les informations automatiquement extraites (dates, montants…).
    - Vérifier et compléter les champs nécessaires.
3. Ajouter une indemnité kilométrique : 
    - Sélectionner **Indemnités kilométriques**, indiquer l’adresse de départ et d’arrivée.
    - Vérifier le kilométrage calculé automatiquement.
4. Programmer une avance : 
    - Aller dans **Avances**, remplir les champs, et enregistrer.
5. Soumettre une note de frais : 
    - Cliquer sur **Soumettre** pour envoyer au superviseur.
    - Les dépenses sont soumises mois par mois.

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#### **Enregistrer une note de frais depuis un ordinateur**

Le processus est identique à celui sur smartphone, avec la possibilité d’importer des fichiers directement depuis l’ordinateur.

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#### **Superviser les notes de frais des collaborateurs**

1. **Saisir des notes de frais pour un collaborateur** : 
    - Aller dans : **Applications > Notes de frais > Saisie pour un membre de votre équipe**.
    - Sélectionner un collaborateur, ajouter des dépenses, et valider ou soumettre.
    - Le collaborateur est notifié par email.
2. **Valider une note de frais** : 
    - Dans **Applications > Notes de frais > Liste et validation**, cliquer sur **Valider** pour approuver la totalité.
3. **Refuser une note de frais** : 
    - Refuser une dépense spécifique ou la note entière.
    - Une notification est envoyée au collaborateur avec le motif du refus.

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[3 - Notes de frais.pdf](https://wiki.apps.innocean.app/attachments/20)