Partage de fichiers, quelques règles

Mesures de sécurité pour l’envoi de fichiers sensibles ou confidentiels

Avant tout envoi de fichier, il est impératif de vérifier si celui-ci contient des données confidentielles ou sensibles. En cas de doute, considérez qu’il en contient.

Afin de garantir la confidentialité, intégrité, et disponibilité des fichiers, les actions suivantes doivent être appliquées :

1. Chiffrement des fichiers sensibles

• Chiffrez systématiquement vos documents contenant des données sensibles avant de les transmettre.

• Partagez le mot de passe uniquement avec les destinataires concernés, et par un moyen distinct de celui utilisé pour l’envoi du fichier (par exemple, par téléphone ou SMS).

• Veillez à conserver le mot de passe en lieu sûr et à ne pas le divulguer à des tiers non autorisés.

2. Limitation des accès et de la durée de partage des liens

• Si vous partagez un fichier via un lien (Google Drive, Smash, WeTransfer, SharePoint, etc.), configurez les paramètres pour :

  • Restreindre l’accès uniquement aux personnes autorisées.

  • Définir une durée de validité limitée pour le lien de partage.

• Vérifiez régulièrement les accès et désactivez les liens obsolètes ou inutilisés.

3. Précautions pour les envois par e-mail

• Évitez d’envoyer des fichiers contenant des données sensibles ou personnelles à des listes de diffusion.

• Assurez-vous d’avoir le consentement explicite des personnes concernées si leurs données personnelles sont incluses.

• Si un envoi à plusieurs destinataires est nécessaire, utilisez la fonctionnalité "Copie cachée (Cci)" pour protéger leur confidentialité.

4. Révision avant envoi

• Relisez le contenu du fichier et vérifiez les destinataires pour éviter toute erreur de diffusion.

• Assurez-vous que seules les personnes ayant un besoin légitime accèdent aux informations.

Ces mesures sont essentielles pour minimiser les risques liés à la manipulation de données sensibles et se conformer aux obligations légales en matière de protection des données.