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Spécifier l’environnement de l’ERP

Reconnaître les éléments requis à la connexion

Connexion standard :

  • URL : https://XX.inedee.com (XX représente le nom de votre société).
  • Identifiant de connexion envoyé par email.
  • Mot de passe à définir lors de la première connexion :
    • Au moins 12 caractères.
    • Inclure majuscules, minuscules, chiffres, caractères spéciaux (au moins 3 sur les 4 catégories).

Connexion SSO (si disponible) :

  • Utilisation du mot de passe SSO/Microsoft Office.

Se connecter sur un ordinateur à Inedee

  1. Ouvrir le navigateur Chrome (recommandé).
  2. Accéder au lien fourni.
  3. Entrer l'identifiant et le mot de passe.
  4. Cliquer sur Connexion.

Créer une WebAppli Inedee sur votre smartphone

  • Sur iPhone :

    1. Ouvrir Safari.
    2. Aller sur le lien fourni.
    3. Utiliser le bouton Partager pour choisir l’option Sur l’écran d’accueil.
    4. Valider en cliquant sur Ajouter.

  • Sur Android :

    1. Ouvrir Chrome.
    2. Aller sur le lien fourni.
    3. Cliquer sur Options et choisir Ajouter à l’écran d’accueil.
    4. Valider en cliquant sur Ajouter.

Définir le vocabulaire de l’ERP

  • SAAS : Software As A Service, logiciel installé sur un serveur distant accessible via un navigateur.
  • ERP : Enterprise Resource Planning, intégration des systèmes d'information autour d'une base de données unique.
  • Workflows : Définit les rôles et le cycle de validation dans les processus de l'entreprise.

  • Collaborateur, collaboratrice : Chaque membre de l’agence est un collaborateur ou une collaboratrice. Il, ou elle, soumet son travail à un ou plusieurs superviseur(s). Il peut aussi valider, si les droits lui sont donnés, certaines de ses propres actions. Il, ou elle, peut consulter ou interagir selon les droits qui lui sont alloués.

  • Superviseur, superviseuse : Le superviseur, ou superviseuse, est un collaborateur, ou collaboratrice, qui pourra approuver ou valider selon ses droits.

Reconnaître le dossier comme base d’analyse

Fonctionnement des dossiers dans Inedee

Tous les éléments gérés dans Inedee s’appuient sur un dossier. Trois onglets principaux permettent de naviguer parmi ces dossiers :

  • Récents : Affiche les 50 derniers dossiers utilisés, avec possibilité de les prioriser en favoris.
  • Internes : Liste les dossiers internes de la société (ex. : congés, réunions).
  • Recherche : Permet de rechercher un dossier via toute information le caractérisant (numéro/référence, nom du client, produit, etc.).

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Ajouter un dossier à ses favoris

  • Cliquer sur l’étoile ⭐ devant le titre du dossier.
    • Étoile remplie : le dossier est ajouté aux favoris.
    • Étoile vide : le dossier n’est pas un favori.

 

Identifier le rôle d’un Workflow

Qu'est-ce qu'un Workflow ?

Un Workflow structure les processus internes en identifiant les rôles et les interactions des collaborateurs et superviseurs :

  • Collaborateur : Peut soumettre des actions pour approbation.
  • Superviseur : Valide ou refuse les actions soumises par les collaborateurs.

Fonctionnement :

  1. Soumettre : Action réalisée par le collaborateur pour demander une validation.
  2. Approuver ou Refuser : Première étape validée par un superviseur.
  3. Valider : Étape finale de validation, souvent réalisée par un manager.

Exemples :

  • Un devis est soumis par un stagiaire à un commercial pour approbation, avant validation finale par un manager.
  • Une note de frais est soumise à un manager, approuvée, puis validée par le service financier.

Visualiser les menus selon son profil d’utilisateur

Les menus sont adaptés au profil d’utilisateur :

  • Collaborateur : Menus simplifiés.
    • Exemple : Deux choix disponibles pour les notes de frais.
  • Superviseur : Menus plus étoffés.
    • Exemple : Cinq choix disponibles pour les notes de frais.

Exemples de circuits de validation :

  • Validation directe : Le collaborateur valide lui-même ses propres actions (ex. : un directeur général).
  • Validation en étapes : Plusieurs superviseurs peuvent approuver avant une validation finale (ex. : stagiaire → tuteur → manager).

 

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Identifier les modules Inedee

Centralisation des informations

Inedee centralise les données de l’agence pour suivre et analyser les flux de production et financiers. Ces données sont stockées de manière sécurisée dans le cloud et accessibles depuis un navigateur.

Intérêt du paramétrage

Le paramétrage permet une personnalisation adaptée aux besoins spécifiques de l’agence :

    Profils de sécurité : Définissent les droits d’accès et les menus disponibles selon les rôles (administrateur, commercial, etc.). Workflows : Décrivent les circuits de validation entre collaborateurs et superviseurs. Tables : Incluent les données de base (natures analytiques, calendriers, etc.). Bases : Incluent les entités gérées (clients, prospects, fournisseurs, collaborateurs).

    Lister les fonctions essentielles de la gestion commerciale

    Clients et prospects

      Gestion de la base de données clients/prospects. Création et gestion de devis, transformables en factures. Gestion des tarifs spécifiques aux clients.

      Fournisseurs

        Gestion des commandes et des factures fournisseurs.

        Contrats

          Création de contrats avec des échéanciers, générant des factures à intervalles réguliers.

          Identifier l’intérêt des applications au quotidien

            Dashboard : Génère des statistiques et des indicateurs de performance (KPI). Temps passés : Suivi des temps alloués par dossier pour analyser la rentabilité. Planning : Facilite la planification en intégrant les données des devis, temps passés et congés. Congés : Gestion des demandes et suivi des congés validés. Notes de frais : Suivi et gestion des dépenses internes et externes.

             

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